La loi ALUR a rendu obligatoire l’extranet en copropriété.
Le décret d’application ( publié en mai 2019, 5 ans après la loi !) définit son contenu avec précision.
On sait désormais exactement ce que l’extranet de votre copropriété doit obligatoirement contenir a minima.
Mise à jour : En octobre 2019, l’ordonnance “copropriété” parue conformément à ce qui était prévu par la loi ELAN, précise que dans les copropriétés où la notification électronique a été validée, le fait qu’un document soit présent dans l’extranet vaut recommandé pour les copropriétaires qui ont donné leur accord pour la notification électronique.
Mise à jour 2021 : au 1er janvier 2022, la fiche d’information prix-prestations est obligatoire. Mais le législateur n’a pas précisé si elle devait figurer ou non dans l’extranet. Sachant qu’elle est le pendant du contrat de syndic, cela nous semblerait logique.
Pour faire simple, si vous donnez l’autorisation au syndic de vous envoyer les courriers recommandés par voie électronique, alors vous ne pouvez pas dire que vous n’avez pas reçu ce qui est contenu dans l’intranet.
Enfin, le syndic a l’obligation de mettre à jour cet espace de stockage au moins une fois par an. Cela doit être fait a minima dans les trois mois qui précèdent l’AG.
Que doit-on dire en copropriété, extranet ou intranet ?
Un intranet est un réseau interne à une entreprise ou un organisme à l’intérieur duquel s’échangent des documents et des informations de manière sécurisée et étanche avec l’extérieur.
Un extranet est le fait de partager certains éléments d’un intranet avec l’extérieur, mais toujours de manière sécurisée.
Le fait que certains documents de la copropriété soient hébergés par le réseau du syndic et accessibles aux copropriétaires avec un système d’autorisations différenciées et de mots de passe pour sécuriser le tout est clairement un extranet.
Néanmoins tout le monde comprend également si on parle de l’intranet de la copropriété. Et cela fait sens pour les copropriétaires car c’est interne à la copropriété.
Il peut donc nous arriver d’utiliser intranet et ce sera par abus de langage, parfaitement synonyme à extranet.
L’extranet ne contient pas tous les documents relatifs à la copropriété.
La liste des documents obligatoires dans l’extranet des copropriétés est intéressante.
Néanmoins, la visite dans les bureaux du syndic restera indispensable pour réaliser la vérification des comptes.
En effet, ni les factures ni le grand livre ne sont obligatoires dans le contenu de l’extranet.
Cela ne permet donc pas d’effectuer un contrôle complet des comptes.
Tous les documents ne sont pas accessibles à tous les copropriétaires
Il doit être mis en place trois différents niveaux d’accès aux documents de la copropriété :
- Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires
- ceux accessibles individuellement
- enfin ceux accessibles aux membres du conseil syndical
Évidement aucun document n’est public. Il faut forcément un code individualisé d’accès à l’extranet pour les consulter.
Les documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires :
- le règlement de copropriété
- les trois derniers PV d’AG
- le contrat de syndic en cours
- l’état descriptif de division et ses modifications si elles ont été publiées
- la fiche synthétique à jour
- le carnet d’entretien et par cet intermédiaire le plan pluriannuel de travaux
- les diagnostics en cours de validité
- l’ensemble des contrats et marchés en cours avec la copropriété (assurance – entretien, maintenance … sauf le contrat de travail des employés)
Déjà dans cette catégorie, grâce à ce décret, le contenu de l’extranet s’étoffe.
En effet, depuis 2015, seuls les 2 premiers points étaient disponibles dans le meilleur des cas.
Le décret du 7 octobre 2020 a précisé les attendus concernant les 3 derniers PV d’AG. Il s’agit des procès-verbaux des trois dernières AG ayant été amenées à se déterminer sur les comptes de la copropriété. Autrement dit, pas les assemblées générales extraordinaires qui ne portent pas sur l’approbation des comptes.
Documents accessibles aux membres du conseil syndical
Le conseil syndical a eu rôle essentiel dans la copropriété. Il doit faire le lien entre copropriétaires et syndic. Il doit surtout contrôler la gestion de la copropriété réalisée par le syndic. Pour cela, le législateur a prévu qu’il devait pouvoir avoir accès à l’ensemble des documents de la copropriété. Extranet ou pas, le conseil syndical doit y avoir accès. Mais c’est évidemment bien plus simple avec un extranet. Le contenu de l’extranet est donc un outil essentiel pour le conseil syndical. Il doit lui permettre de réaliser son travail. C’est ici qu’il est bien dommage que le grand livre et les factures ne soient pas prévues dans l’extranet.
- la carte professionnelle du syndic
- l’assurance en responsabilité professionnelle du syndic
- l’attestation de garantie financière du syndic
Ces trois premiers éléments vont permettre déjà d’y voir bien plus clair sur la question : qui est mon syndic ? Notamment dans le cadre d’un rachat de cabinet.
- le relevé des charges et produits
- les balances générales des comptes de la copro
- les relevés périodiques des comptes ouverts au nom de la copropriété
- les procédures en cours concernant la copropriété
Ces documents sont évidemment essentiel au travail de contrôle que doit réaliser le conseil syndical. Malheureusement, ils ne sont pas suffisants.
Il ne sera donc théoriquement plus nécessaire de se battre pour l’obtenir !
Cette liste doit contenir non seulement les noms des copropriétaires, mais également leur adresse. Le décret précise qu’elle peut contenir leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire donne son accord.
Documents accessibles individuellement par les copropriétaires
C’est certainement la catégorie qui contient le moins de changement.
Les syndics ayant été assez prompts à insérer dans l’extranet des éléments de comptabilité individuelle.
- Le compte individuel après dernier arrêté des comptes
- le montant des charges qui ont été réglées sur les deux derniers exercices
- le montant de sa part du fonds travaux
- les appels de fonds qui ont été adressés à ce copropriétaires sur les trois dernières années
Attention ce dernier point est spécifique, il n’est obligatoire qu’à partir de juillet 2020 et il n’est pas rétroactif. Les copropriétaires n’auront donc accès aux « trois dernières années » qu’à partir de 2023.
Est-ce suffisant ?
Du point de vue de CoproConseils nous ne pouvons que déplorer l’absence du grand livre et des devis et factures dans la liste des documents présents dans l’intranet.
Néanmoins, ce décret est tout de même une belle avancée vers plus de transparence.
Notons bien que le décret stipule que cette liste est une liste a minima.
A minima signifie que les documents listés par le décret sont obligatoires. Donc rien n’interdit que d’autres documents soient mis en ligne. Certains syndics mettent d’ores et déjà en ligne les factures. C’est une bonne chose.
Les annexes au PV d’AG ne sont pas obligatoirement jointes aux PV dans l’extranet. C’est bien dommage car parmi ces annexes figurent la feuille de présence, mais également les mandats qui ont été utilisés durant l’AG en question et enfin les formulaires de vote par correspondance.
À partir de quand le contenu de l’extranet doit-il être conforme ?
Le contenu de l’extranet de votre copropriété devra être conforme au décret à partir du 1er juillet 2020.
Les syndics ont donc largement le temps de se mettre en conformité. De plus, de nos jours la plupart des documents demandés sont déjà sous forme dématérialisée.
Tout cela limite les risques de perte des documents relatifs à la copropriété. Il faut cependant songer à les sauvegarder en cas de changement de syndic.
Que faire si le syndic n’est pas en règle ?
Si votre syndic refuse de mettre ces documents en ligne, ou certains d’entre-eux. Ou bien si sous un prétexte technique quelconque ne vous permet pas d’accéder à ces documents par l’intermédiaire de l’extranet. Que faire ?
Il ne faut pas préjuger de ces difficultés, néanmoins notons dès à présent que le législateur n’a pas prévu de sanction pour manquement aux obligations établies par ce décret.
La seule solution qui reste à la disposition des copropriétaires est comme toujours celle de dernier recours, la mise en concurrence.
Il est bien dommage que le seul moyen de pression des copropriétés soit la mise en concurrence. Bien souvent malgré certains mécontentements, la confiance n’est pas totalement rompue. Un certain nombre de copropriétaires hésitent à changer de syndic. Et ils ont raison car cela n’est pas sans conséquence sur la copropriété.
Les syndics bénévoles ne sont pas concernés
Si votre copropriété est gérée par un syndic non professionnel, vous ne pouvez pas exiger de lui qu’il mette en place un extranet. Mais rien n’empêche un copropriétaire un peu à l’aise avec les outils informatiques, de proposer de mettre en place un système de partage de documents dans la copropriété.
Bonjour,
Membre du CS, avons-nous l’obligation de proposer plusieurs contrats de syndic à l’AGO, jusqu’alors il n’y a pas eu de délibération nous en donnant la dispense. Le contrat annuel du syndic actuel est soumis au vote chaque année lors de l’AGO, et donc sans mise en concurrence.
Merci et félicitations pour votre site qui regorge d’informations utiles.
Cordialement
Bonjour
Le CS a l’obligation de proposer au moins tous les trois ans une mise en concurrence du contrat du syndic.
Aucune sanction n’est prévue par la loi en cas de non respect de cette disposition.
Par ailleurs, même si le CS ne le fait pas, et même s’il a reçu une dispense, tout copropriétaire garde le droit de mettre un contrat concurrent à l’ordre du jour de la prochaine AG et personne ne peut s’y opposer, ni CS, ni syndic.
Cordialement
Bonjour,
Je tenais tout d’abord à vous remercier pour vos articles fort intéressants et instructifs.
Cependant, il faudrait penser à faire corriger le fait de dire que la loi “stipule”. Un contrat stipule, mais la loi dispose. Cette erreur s’est propagée dans pas mal d’articles.
Merci encore pour vos bon conseils.
Cordialement,
😮
Merci pour les compliments et pour la précision sémantique.
Peut-être ne pourra-t-on pas tout corriger, mais au moins essayer de ne plus faire l’erreur !
Bonjour
un membre du conseil syndical peut il se présenter chez moi (où me téléphoner) pour
me demander de payer mes appels de fonds.
Bonjour
Rien ne l’interdit.
Le recouvrement des charges est une des missions du syndic. Les charges impayées sont un réel problème pour les copropriétés qui peut les mettre en difficulté et le recouvrement des charges peut avoir un coût.
Si les membres du conseil syndical sont suffisamment investis pour essayer la médiation avant de passer à des moyens plus lourds et plus coûteux, rien dans la loi ne l’interdit.
Cordialement
Bonsoir
Les OS, commandes et contrats signés par le syndic au nom du syndicat doivent ils figurer dans l’extranet? et accessibles à tous les copropriétaires?
Non, pas obligatoire.
Bonjour,
Nous sommes une copropriété de 50 lots et l’extranet géré depuis 2020 par le nouveau syndic.
Il a du recevoir les documents par papier car l’extranet est très imcomplet. Il y a juste le décompte de charge de chaque copropriétaire
je souhaite mettre le syndic face à ses obligations de répondre à la loi eventuellement de facon coercitive via la Direction Concurrence et Fraude.
Ma question:
Si un jour nous changons de de syndic, celui-ci doit’il transmettre obligatoirement les documents de l’extranet (réglement, PV AG, contrats etc.) obligatoirement de facon numérisée au nouveau syndic ou sous forme papier?
Merci pour votre réponse
Bonjour
L’ancien syndic doit transmettre au nouveau l’ensemble du fond documentaire.
Ce qui est dématérialisé sera transmis sous forme dématérialisée et ce qui est sous forme papier sera transmis tel quel.
Cordialement
Pour la vérification des documents comptables lors de la rencontre avec notre gestionnaire avant l’AG puis-je demander que ceux-ci soient encore imprimés ?
Cela ne se fait plus (souci d’économies…) et je suis déroutée (+ fatigue visuelle), merci
Marie
Bonjour
Vous pouvez effectivement demander à votre syndic de vous imprimer les documents au lieu de les proposer sous forme dématérialisée, mais il n’est pas obligé de vous fournir ce service gratuitement.
Faites bien attention au tarif des photocopies prévue dans son contrat avant de demander l’impression de ces documents !
Cordialement
Bonjour,
Mon syndic met des documents (appel de fonds, convocation AG…) sur mon compte client (extranet). Je ne reçois pas de mail indiquant que de nouveaux documents sont disponibles sur le compte.
Est-ce légal ? Ai-je la possibilité de revenir à un envoi papier ?
Je vous remercie,
Bonjour
Oui, il est possible de revenir sur son autorisation de communiquer en dématérialisé.
Assurez-vous d’abord que l’absence de réception d’un mail n’est pas un simple problème de paramétrage.
Cordialement
Bonjour,
Mon syndic professionnel de copropriété a ouvert un espace en ligne NON sécurisé, par contre il indique que son Extranet est sécurisé. Le fait de me connecter en indiquant mon adresse mail et mon mot de passe suffit t’il pour sécuriser mes informations personnelles, et ceux des documents inclus dans l’Extranet? Un syndic devrait t’il avoir l’obligation d’ouvrir un espace en ligne sécurisé, et pour quelle raison ne le fait t’il pas?
Cordialement.
Bonjour
Nous sommes spécialistes de la copropriété, mais pas de la sécurité informatique.
La sécurisation des accès par un combinaison identifiant + mot de passe est un mode de sécurisation certes basique, mais qui fait la différence avec des données publiques. Le législateur n’a techniquement rien exigé de spécifique pour la sécurisation des extranets, comme une double authentification par exemple.
Cordialement
bonjour! le 14 avril, je vous ai posé une question sur l’étendue des droits d’acces a Extranet, laquelle est différente selon qu’on est conseiller syndical ou pas _ _ votre réponse est négative! _ _ a) Pouvez-vous argumenter ? _ _ _ En effet, quel texte INTERDIT à une AG d’étendre à tous les copropriétaires , les drots (privilégiés) d’accès accordés aux membres du Conseil Syndical ( ce serait un pas vers plus de démocratie !) _ _ Seul point de détail sensible: Sur la feuille de présence mise en ligne, les numéros de téléphone et mails doivent être gommés, sauf si le copropriétaire a donné son accord pour que ses données nominatives soient portées à la connaissance des autres copropriétaires. _ _ _ b) Par ailleurs, autre argument de ma part : quand une résolution est votée, quand bien même elle écorne un texte règlementaire, cette résolution votée fait force de loi dans la Copropriété si elle n’est pas dénoncée devant le juge dans le délai de 2 mois après réception du PV d’AG _ _ _ une argumentation précise de votre part m’intéresserait _ _ _ d’avance merci de votre gentilesse
Bonjour —
Pour des réponses précises, personnalisées, argumentées etc merci de prendre un rendez-vous avec un expert CoproConseils.
Cordialement
bonjour_ _ au sujet des droits d’accès à l’extranet, la loi distingue les membres du Conseil Syndical des autres copropriétaires , le spremiers ayant davantage de droits d’accès! c’est une … discrimination ! _ _ _ Sauf ereur de ma part, rien dans la loi n’interdit à une AG d’étendre les droits d’accès des copropriétaires au même niveau que les droits accordés aux Conseillers syndicaux ! _ _ _ ai-je une bonne analyse juridique ?
Oh rebonjour —
non, votre analyse est erronée — !
Vos explications sont précises, claires et complètes.
Mais le fait qu’il soit impossible de les imprimer incite évidemment à aller consulter d’autres documentations.
Donc, vous perdez ainsi la quasi-totalité de l’impact positif que vous pourriez avoir.
C’est dommage …
Monsieur Babin,
Nous sommes ravis que vous trouviez nos explications précises, claires et complètes. Ne vous inquiétez pas pour l’impact positif de nos articles.
Le simple fait que vous ayez trouvé CoproConseils en posant votre question à Google est l’effet positif escompté !
Il n’est pas possible d’imprimer pour plusieurs raisons :
Nous souhaitons limiter le vol de notre contenu et c’est une manière de le limiter.
Nous souhaitons nous assurer que les gens qui nous lisent sont bien au courant qu’ils lisent des informations en provenance de CoproConseils. Il faut donc qu’ils ne puissent les lire qu’à partir de notre site internet.
Si vous souhaitez partager un article, il suffit d’envoyer le lien vers cet article à votre interlocuteur, cela aura pour intérêt pour nous qu’il va lire cet article directement sur notre site et peut être en profiter pour lire d’autres articles.
Enfin en format impression papier, nos articles font plusieurs dizaines de pages chacun. C’est pas bon pour la planète d’imprimer autant !!
Merci pour votre visite !
Bonjour,
Question sans doute récurrente: nouvellement élu, mon syndic a omis de m’envoyer le premier appel de fonds, puis m’adresse une mise en demeure assortie d’une pénalité. D’autres copropriétaires de notre immeuble, et dans un immeuble voisin, sont dans le même cas. Deux questions:
1. Le syndic n’est-il pas tenu d’envoyer les appels de fonds?
2. Une action de groupe pourra-t-elle être intentée contre le syndic?
Merci.
Bonjour
Effectivement question récurrente : merci de consulter l’article correspondant et la loooooongue liste des questions des internautes !
Oui il est tenu d’envoyer les appels de fonds, mais il n’est pas tenu de s’assurer qu’il a les bonnes adresses. C’est de la responsabilité des copropriétaires.
Cordialement
Bonjour, la législation parle d’ “espace sécurisé en ligne”, sans vraiment le définir.
l’ANSSI a peut-être édicté des directives mais je ne les ai pas trouvé.
Quels sont mes recours lorsque l’extranet est une adresse qui est accessible à tous, sans connexion préalable (utilisateur/mot de passe) et sans bouton de déconnexion ?ANSSI ? CNIL ? autres …
Merci de votre réponse
(ANSSI : Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information)
Bonjour
C’est de la responsabilité du syndic de mettre en place un espace sécurisé en ligne. Il faut commencer par le lui demander, voire le mettre en demeure. Ensuite, ni la CNIL ni l’ANSSI n’ont la possibilité de le contraindre un syndic, seul un tribunal le peut. Cordialement.
Bonjour
Je fais partie du conseil syndical dans une petite copropriété
Chaque année je dois demander à ce que le procès verbal de l’assemblée soit sur extranet ce qui est fait après plusieurs mails
Par contre je n’arrive jamais à avoir les soldes de banque actuellement bloqués à juillet 2020
Le solde des copropriétaires actuellement bloqué au 30 juin 2020
Quels sont les documents comptables à consulter et à jour
MERCI
cordialement
Evelyne
Bonjour
Le syndic doit permettre l’accès de l’ensemble des documents relatifs à la copropriété au conseil syndical. L’extranet est désormais le plus pratique, mais cela peut être par un autre moyen. Il est évident que des chiffres anciens de 18 mois ne sont pas acceptables. L’extranet doit être mis à jour a minima dans les semaines qui précèdent une AG de façon à ce que les copropriétaires puissent se faire une idée avant l’AG durant laquelle ils devront se prononcer sur l’approbation des comptes.
Cordialement
Bonsoir Madame, Monsieur,
Je suis membre du CS, est il normal que je sois limitée à deux heures de consultations sur l’extranet de la copropriété; est il normal que le système me coupe l’acces prétextant que mon temps impartis était passé au bout d’une heure, j’ai prévenu le syndic qui ne m’a pas répondu sur le sujet.
Merci pour votre retour,
Bien cordialement
Bonjour
Rien dans la loi ne permet de justifier d’une durée de connexion à l’extranet qui soit limitée. C’est peut être une mesure de protection propre au système numérique choisi par votre syndic pour éviter que ces documents qui contiennent des données personnelles ne restent affichés trop longtemps sur un ordinateur.
Cordialement
Bonjour
Nous avons changer de syndic en juillet dernier.
J ai besoin de consulter le récapitulatif annuel 2019 et 2020 L extranet est inaccessible ce qui est normal. Ce pendant le nouveau syndic m explique que ces documents ne lui ont pas été transmis. Tant pis pour moi il fallait tout sauvegarder ! Est ce normal ? Vdlt
Bonjour
Le syndic sortant doit transmettre l’ensemble du fond documentaire dans le mois qui suit la fin de son mandat.
C’est au nouveau syndic de faire le nécessaire pour récupérer ces archives et en aucun cas à vous de penser à tout sauvegarder !
Vous pouvez lire notre article à ce propos.
Cordialement
Bonjour,
Les comptes à approuver pour l’exercice clos lors de l’AG tenue par correspondance sont FAUX, comptes validés malheureusement par le CS.
La résolution a été adoptée.
Quelles solutions pour le propriétaire opposant ?
Merci beaucoup
Bonjour
Il faut contester dans le cadre de l’article 42. C’est à dire devant un tribunal avec un avocat et dans les deux mois de la réception du PV d’AG.
Cordialement
Bonjour,
Le Fonds Travaux doit il être voté toutes les années en AG sachant que son % peut varier d’une année sur l’autre.
Bonjour
Il est possible de voter un pourcentage stable pour une durée supérieure à un an.
Mais dans ce cas, tout copropriétaire peut mettre à l’ordre du jour de la prochaine AG une proposition demandant la révision du pourcentage
Cordialement
Bonjour,
Dans notre extranet, je ne trouve pas le carnet d’entretien ni la fiche synthétique 2021. Les années précédentes non plus il n’y figuraient pas. Puis-je demander à avoir la fiche synthétique de 2019 et 2020 ? De plus, si le carnet d’entretien n’est pas présent ni la fiche, est-ce un motif pour convoquer un AG extraordinaire en vue de la révocation du syndic et désignation d’un nouveau ?
Cordialement,
Bonjour
Le fait que le carnet d’entretien ne soit pas présent dans l’extranet n’est pas un motif valable de révocation. Lisez notre article à ce propos.
Par contre, vous pouvez exiger du syndic qu’il mette l’extranet à jour.
Cordialement
Une autre conséquence covid : l’utilisation accrue du numérique
De l’extranet et des obligations légales du syndic sur les documents qu’il doit mettre à disposition des copro, du c.s., de l’application du RGPD et de la nomination d’un DPO, jusqu’à un problème plus épineux :
L’utilisation professionnelle des moyens numériques du personnel de la copro : comment faire la distinction entre un portable pro et un portable perso, une adresse mail pro et une adresse mail perso d’un gardien par exemple ? qui doit fournir ces outils ? comment l’employeur peut-il contrôler les échanges numériques de ses employés ?
Un futur article peut-être !
Effectivement Toto, les outils numériques et électroniques sont de plus en plus courants et la crise sanitaire a fait faire un bond à ces pratiques. Par contre pour ce qui est des outils de travail, cela n’a rien changé. L’employeur doit fournir à ses employés ses outils de travail. Si le gardien doit être joint par téléphone dans le cadre de sa mission, soit le syndic lui fournit un téléphone, soit il lui paie une partie ou la totalité de son forfait perso.
Cordialement
Bonjour, suite à un différent avec le président du conseil syndical ce dernier m’a adressé une lettre RAR et il a demandé au syndic de consigner celle ci dans l’extranet de la copropriété. Le syndic a t’il le droit de porter à la connaissance des copropriétaires le “seul son de cloche du président” dans l’extranet qui se veut être ne contenir que des éléments relatifs à la gestion de la copropriété et non pas se faire l’arbitre des conflits entre copropriétaires.
Bonjour
Difficile de vous répondre ne connaissant pas le contenu de la lettre, ni du différend, mais a minima le syndic vous doit un droit de réponse.
Cordialement
Bonjour,
Notre syndic n’avait pas ouvert de compte séparé ni d’extranet. Il ne l’a fait qu’après envoi d’une lettre de mise en demeure de notre part. Lors de l’AGO d’avril, nous avons élu un autre syndic qui devrait avoir une transmission des dossiers le 15 mai. Nous nous sommes aperçus que l’extranet avait été fermé. Est-ce normal dans la mesure où le nouveau syndic n’a pas encore les éléments ? Merci
Bonjour
Oui, l’extranet appartient au syndic. Il met un terme au service dès lors que la copropriété n’est plus son client. De toutes façons ce n’est pas par cet intermédiaire que le nouveau syndic récupère les documents. La copropriété va devoir attendre quelques semaines avant que tout soit en ligne sur le nouvel intranet.
Cordialement
il me paraît dommageable que le simple copropriétaire n’ait pas accès à la situation “copropriétaires” actualisée sur l’extranet
Merci pour vos utiles infos.
Bonjour,
Sur l’extra net il doit y avoir les contrats : contrats d’assurances et les autres.
Est ce que le syndic peut simplement noter avec qui nous sommes en contrat et la date de validité sans qu’on puisse en vérifier l’exactitude ou bien le syndic doit mettre sur extranet la contrat lui même.
En allant voir notamment l’assurance la fiche de renseignement dit que le contrat d’assurance habitation va jusqu’au 31 décembre 2019 nous sommes en février 2021, il y a de quoi s’intéroger de savoir si nous avons un contrat ou non.
En tout cas, dites moi si c’est le contrat lui même qui doit être sur l’extranet.
Bonjour
Merci pour votre question qui permet de préciser un point important.
La fiche synthétique doit effectivement contenir la liste des contrats à jour.
Par contre, dans l’extranet vous devez pouvoir trouver l’intégralité des contrats.
Les contrats d’assurance sont à tacite reconduction. A partir du moment où le syndic paie la prime d’assurance, la copropriété est assurée.
Cordialement
Bonjour,
le contrat de maintenance des portes des garages et le contrat de nettoyage de la copropriété est alloué à l’entreprise du fils d’un membre du conseil syndical et président de l’ASL sans mise en concurrence. D’ailleurs, il n’y a pas de contrat mais un simple devis signée. L’entreprise de ménage n’a pas les compétences pour la maintenance des portes garages.Est-ce légal? En tant que membre du conseil syndical j’ai demandé au syndic via AR la mise en concurrence de ces postes sans réponse. Aussi le syndic paie le présidente de l’ASL et membre du conseil syndical pour des travaux de maintenance sans contacter une entreprise spécialisée. Est-ce légal? Si cela n’est pas légal, quels recours possible puisque le syndic ne répond pas au courrier?
Merci
Bonjour
Il faudrait pouvoir examiner votre règlement de copropriété pour pouvoir vous répondre ainsi que les derniers PV d’AG.
Cela n’est pas forcément illégal.
Cordialement
Bonjour? Bravo pour votre site.
Mon syndic refuse de me fournir le carnet d’entretien de l’immeuble, le montant des impayés de charges de la copropriété et des dettes fournisseurs et le montant de mon fond de travaux, au prétexte que j’envisage de vendre mon bien et que ces informations sont payantes et fond parties de la demande d’état daté préalable à une promesse de vente?
a t il le droit ? merci de votre réponse
Bonjour
Ces éléments ne sont pas tous accessibles via l’extranet à un simple copropriétaire effectivement, notamment le détail des débiteurs et dettes fournisseurs.
Mais le conseil syndical peut les demander sans frais.
Par contre il est totalement anormal que le carnet d’entretien ne soit pas en libre accès aux copropriétaires sur l’extranet de la copro.
Cordialement
Bonsoir,
Presidente du C/Syndical, le Syndic refuse la présentation de la Convention
d’ouverture Compte Séparé (valider an AG 2015)
Les relevés Bancaire sont a l’adresse du Syndic…
Idem pour le Compte travaux pas d’ouverture pourtant valider en AG 2017
Lettre recommandé sans réponse ?
Que faire !
Merci a vous
Bonjour
Vous devez demander à la banque (il y a un formulaire pour cela) la preuve de l’ouverture d’un compte bancaire séparé.
Si ce n’est pas le cas, le mandat de ce syndic est nul de plein droit.
Cordialement
Bonjour, Je suis dans une copropriété de maisons individuelles de 149 lots. Elle est gérée par une ASL. La création d’un extranet est-elle obligatoire pour une ASL? Les obligations du conseil syndical sont-elles les mêmes que pour un syndic professionnel? Merci pour votre réponse. Bien cordialement. CB
Bonjour
Tout dépend des statuts de votre ASL.
Cordialement
Bonjour, et merci pour votre site qui regorge de précieuses informations.
Je suis copropriétaire dans un immeuble dont la structure en bois a été attaqué par des champignons, ce qui implique des travaux importants dans les parties communes et dans plusieurs parties privatives, chez certains copropriétaires dont je fais partie.
Le syndicat de copropriété et le syndic ont pris contact avec un architecte maitre d’œuvre pour une une étude et pour la maîtrise d’œuvre de travaux sur l’ensemble des parties communes et privatives.
Ma question est : Si l’AG vote les travaux en question, la copropriété peut-elle m’obliger à recourir aux services de cet architecte maitre d’œuvre pour les travaux qu’ils considèrent nécessaires chez moi, même si je ne suis pas d’accord pour cela ? Les travaux dans les parties privatives sont-ils dans ce cas obligatoirement à la charge des propriétaires des lots concernés ?
Merci par avance de votre réponse.
Yves
Bonjour
La structure d’un immeuble est forcément une partie commune, sauf cas vraiment très particulier inscrit dans le règlement de copropriété.
D’une manière générale ni le syndic ni un vote en AG ne peuvent vous obliger à prendre un architecte et à réaliser des travaux dans les parties privatives.
Pour obtenir une réponse personnalisée, il nous faudrait étudier votre règlement de copropriété, n’hésitez pas à nous demander un devis.
Cordialement
Bonjour, et merci de vos réponses. Le syndic, avec la nouvelle Loi Élan, peut-il quitter la salle immédiatement dès lors qu’il n’est pas réélu en assemblée générale ou doit-il terminer l’AG et remettre au Président du conseil syndical une clé USB avec les noms des copropriétaires, votes selon les tantièmes pour que le PV d’AG puisse être établi? C’est le syndic qui a les noms et les tantièmes des lots sur son ordinateur… sur le site extranet il y a les noms des copropriétaires mais pas leurs lots. AM Chevée
Bonjour
Loi ELAN ou pas, le syndic peut quitter la salle dès lors qu’il n’est pas réélu.
Ensuite il a deux semaines pour remettre le dossier courant de la copro au nouveau syndic et un mois pour remettre l’ensemble des archives.
Il peut fermer illico l’extranet de la copropriété. Charge au nouveau syndic d’ouvrir un nouvel extranet sur son serveur.
Cordialement
Bonjour, Le syndic peut il obliger les copropriétaires à payer leurs charges via l’extranet? Merci de votre réponse.
Non il ne peut pas.
Cordialement
Bonjour,
suite à un litige concernant un octroi de jouissance de parties communes de ma copro, j’ai besoin de récupérer l’ensemble des PV d’AG depuis le début de la construction de mon immeuble, qui depuis a changé de syndic.
Mon syndic actuel a estimé de pas avoir a donner suite à ma demande. Est-il dans son droit ? (sachant que je suis également membre du conseil syndical)
Merci d’avance pour votre réponse.
Bonjour
Le conseil syndical peut avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété. Pour autant vous demandez cet accès en tant que copropriétaire puisqu’il s’agit d’un litige personnel. Or effectivement les copropriétaires ont un accès limité aux documents de la copro juste avant l’assemblée générale(voir votre la convocation d’AG).
Cordialement
Bonjour une cave au sein de la copropriété avait été vendue seule il y au moins 10ans. Le propriétaire qui ne possède donc qu’une cave dans la copropriété n’est plus joignable et ne paye plus depuis au moins 10ans.
Est il ensuite possible de rendre la copropriété propriétaire de cette cave et la mettre en location? Mercii
Bonjour
C’est à votre syndic de procéder au recouvrement des charges. Ce qui peut aller jusqu’à la vente de la cave.
Vous pouvez lire notre article à ce propos.
Cordialement
Bonjour
Je suis simple copropriétaire et en mettant de l’ordre dans mes documents je constate que dans les 3 précédents Relevés Général des Dépenses, des dépenses pour entretien d’Extincteurs me semblent exorbitantes.
J’ai demandé par E Mail à notre comptable de bien vouloir me transmettre copie des factures pour essayer d’y voir clair. Il a refusé
Comment dois je procéder pour avoir copie de ces factures douteuses?
Merci
Bonjour
Les documents relatifs à la copropriété sont consultable à tout moment pour les membres du CS et à un moment précis dans l’année avant l’assemblée générale pour les autres copropriété inscrit à votre convocation.
Vous pouvez lire notre article à ce propos.
Cordialement
Bonjour à tous .
Suite au confinement , la date prévus pour les documents extranet a t elle était deplacée à une date ulterieur?
Merci d’avance pour votre aide
Bonjour,
Non les décrets ne prévoient pas de report des obligations relatives aux documents qui doivent figurer dans les extranets de copropriétés.
Cordialement
Bonjour,
En tant que nouveau président du CS j’adresse un courriel à notre assistante gestionnaire de copropriété. Celle-ci me répond en mettant en copie les autres membres du CS.
Je lui envoie alors un courriel, en mettant en Objet : “PERSONNEL ET CONFIDENTIEL – CONFIDENTIALITÉ”, lui demandant -sans animosité- “de s’abstenir de toute nouvelle initiative de ce genre à l’avenir”.
L’assistance me réponds – en mettant tout le CS en copie :
“Je fonctionne ainsi depuis plus de 20 ans. Sauf avis contraire des autres membres du CS, je continuerai à adresser l’ensemble des mails relatifs à la gestion de la copropriété à tous les membres du CS. La chaufferie n’étant pas un sujet confidentiel ni personnel.”
Elle ajoute dans un autre courriel : “Toute question relative à la copropriété sera répondue à l’ensemble du CS, nous souhaitons travailler en toute transparence.”
Comment doit alors faire un président de CS, ou un membre du CS, qui veut monter avec diplomatie et discrétion un dossier délicat ?
Bonjour
Votre gestionnaire est libre de considérer qu’une question est ou n’est pas confidentielle. Vous ne pouvez l’obliger à garder l’information confidentielle. Il faudrait peut-être en discuter de vive voix.
Cordialement
Bonjour j’ai besoin de contacter tous les copropriétaires au titre De président du Conseil , le Syndic ne veut pas me donner les coordonnées , comment puis je procéder svp ? Je ne trouve pas en effet le texte stipulant qu il me doit au moins les adresses postales
Merci
Bonjour
Vous trouverez vos réponses dans notre article consacré au sujet : comment contacter les autres copropriétaires.
Merci pour votre confiance
Le syndic a décidé que l’AG 2020 de copropriété se tiendrait le 9 juillet dans ses locaux. Or le bureau où il se tient est minuscule. Nous sommes les uns sur les autres. J’ai demandé la dématérialisation de l’AG compte tenu de mon âge (81 ans) et de mon état de santé (je présente une pathologie respiratoire chronique). Le syndic ne répond pas directement. Par la voix du CS, il dit que l’AG se tiendra en personne. En a-t-il le droit ?
Merci de m’éclairer.
Bonjour,
Oui il a le droit.
Même si les ordonnances COVID ont rendu la dématérialisation des AG possible sans vote préalable en AG entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021, vous ne pouvez pas l’obliger à organiser l’AG en visio-conférence car la loi vous donne le droit de vous faire représenter en donnant mandat à un autre copropriétaire ou à la personne de votre choix.
Cordialement
Je suis sur une petite copropriété horizontale de moins de 20 lots, copro gérée en ASL. Nous avons un portail automatique pour les voitures à l’entrée du lotissement. Ma question est simple: doit-on avoir un contrat d’entretien avec visite semestriel avec une entreprise agrée? Est-ce obligatoire? Si oui, sous quelle loi? Ou peut-on gérer nous-mêmes cet entretien? Cette copropriété est privée
Vous avez déjà posé cette question sur notre site. La réponse est la même. Oui c’est obligatoire. Vous n’avez pas le droit de faire cet entretien par vous même.
Cordialement
Bonjour
En qualité de membre du conseil syndical de mon immeuble , j’avais demandé au syndic la liste des copropriétaires ainsi que leurs coordonnées téléphones et adresses comprises .La réponse a été négative .Or si je me rapporte au décret de juillet 2019? le syndic ne peut refuser .Qu’en est t il? Que dois je faire ?
Merci de votre conseil
S.Albert
Bonjour,
La feuille de présence contient les coordonnées des copropriétaires. Mais ce ne sont en réalité que les adresses postales. Elle ne contient ni les adresses mail ni les téléphones. La feuille de présence est une annexe au PV d’AG. à ce titre le conseil syndical doit y avoir accès comme à tous les documents relatifs à la copropriété. Y avoir accès ne signifie pas que le syndic doive gratuitement vous en donner copie. Vous pouvez le demander par LRAR. à partir du 1er juin 2020 le syndic peut être condamné à des pénalités de retard s’il ne communique pas les documents demandés par le conseil syndical dans un délai d’un mois.
Cordialement
Bonjour,
Cela fait deux fois que le gardien concierge assiste à l’Assemblée Générale muni de pouvoirs. Nous en avons fait la remarque au syndic, lui spécifiant que le “gardien ou l’employé d’immeuble est bien un préposé du Syndic, et qu’il ne peut disposer de pouvoirs en A.G.”. Le syndic et certains membres du C.S. le font dans un but bien précis!!! Est ce que le gardien a le droit d’assister à l’A.G muni de pouvoirs ??? merci
pour votre réponse. Que peut on faire???
Bonjour,
C’est effectivement parfaitement illégal.
Vous pouvez contester l’assemblée devant un tribunal dans le cadre de l’article 42
Cordialement
Je suis sur une petite copropriété horizontale de moins de 20 lots, copro gérée en ASL. Nous avons un portail automatique pour les voitures à l’entrée du lotissement. Ma question est simple: doit-on avoir un contrat d’entretien avec visite semestriel avec une entreprise agrée? Est-ce obligatoire? Si oui, sous quelle loi? Ou peut-on gérer nous-mêmes cet entrentien. Cette copropriété est privée.
Bonjour,
Oui contrat obligatoire en copropriété concernant les portails automatiques.
Si vous avez les compétences pour le faire vous même, vous pourrez surveiller de près le travail de l’entreprise agréée que vous êtes obligé de mandater !
Cordialement
Bonjour,
Je suis dans une copropriété (anciennement une pinède) pour des raisons personnelles, certains membres du C.S se sont mis à couper de façon anarchique des Pins. Je suis absolument contre et en ai fait part au Syndic à plusieurs reprises. Dernièrement, alors que je le connais juste de nom, un membre du CS, m’a fait parvenir un mail (alors qu’il n’avait pas mes identifiants informatiques) dans un “galimatias” indescriptible en avait il le droit et quel est mon recours?? Merci
Bonjour,
Effectivement le CS doit avoir accès à l’ensemble des documents de la copropriété.
Par contre de votre côté vous avez la possibilité d’indiquer au syndic que vous ne l’autorisez pas à donner votre adresse mail à quiconque, y compris le CS.
Cordialement
Bonjour
Notre syndic prévoit de facturer l’extranet dans son contrat soumis au vote pour la prochaine AG
En a t’il le droit ?
Pouvons-nous refuser de payer l’extranet du fait que l’AG est prévue en avril et l’obligat D’extranet pour le syndic en juillet 2020 ?
Bonjour
L’extranet est une obligation de la loi ALUR, complété par la loi ELAN.
Il n’est pas du tout obligatoire à partir de juillet 2020, il est obligatoire depuis 2014 !
De plus, il ne fait pas partie des éléments qu’un syndic a le droit de facturer en dehors des prestations de gestion courante.
En résumé non seulement vous devez refuser de payer l’extranet, mais il serait illégal d’accepter de le payer + le syndic a l’obligation de le mettre en œuvre.
Cordialement
Bonjour
Nous venons de changer de syndic.
L’accès à l’extranet de l’ancien syndic a été bloqué moins de 48h après la tenue de l’AG durant laquelle le changement a été voté.
Est-ce légal?
Cordialement
Bonjour,
Oui c’est légal. Du moment où ce syndic n’est plus votre syndic, et qu’un autre syndic a été élu, il ne vous doit plus rien.
Il a certaines obligations envers le nouveau syndic, comme de lui remettre les documents de la copropriété notamment, mais il n’a pas de raison de laisser à votre disposition l’extranet.
Cordialement
Bonjour,
Je suis membre d’un conseil syndical et il m’est impossible de me déplacer pour la vérification des comptes.Sur ma demande le syndic m’a envoyé le relevé général des dépenses pour l’année 2019.Est ce suffisant?De plus le syndic a accepté un 2ème devis datant d’avril 2019 avec des modifications par rapport au premier devis.Est ce légal?
Qu’en pensez vous?
Cordialement
Bonjour,
Non évidemment cela ne suffit pas ! Les syndics ont intérêt à faire croire aux conseillers syndicaux que le simple pointage des factures sur le relevé général des dépenses suffit à vérifier les comptes, alors que ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Mais si en plus vous n’avez même pas accès aux factures, c’est clairement insuffisant.
Quant à votre question sur un second devis, elle est trop imprécise pour que nous ayons un avis.
Cordialement
Ce décret concernant l’extranet pour le Conseil Syndical, n’a t il pas été modifié très récemment par le ministère de la Justice, ne donnant plus le bénéfice des factures, devis et balances accessibles par le CS ?
Bonjour,
Non, il ne nous semble pas qu’une modification limite ce décret du 23 mai. L’ordonnance du 30 octobre par ailleurs réaffirme le fait que le conseil syndical doit avoir accès à l’ensemble des documents relatifs à la copropriété.
Donc a priori non.
Cordialement
Bonjour, les copropriétaires élus au conseil syndical devraient pouvoir se contacter, sans que le syndic en soit informé. Pour cela il faudrait que ceux-ci reçoivent dès leur élection la composition nominative du dit conseil syndical par les soins du syndic.
D’autre part, chaque co-propriétaire, devrait pouvoir contacter les élus au conseil syndical sans avoir à passer par le syndic.
Les membres du Conseil Syndical devraient être mentionnés dans la convocation à l’assemblée générale annuelle, afin d’etre en mesure de les contacter avant l’AG.
Que pensez-vous de mes suggestions?
Bonjour,
Nous n’avons pas le pouvoir de valider vos suggestions.
Nous pouvons simplement vous indiquer ce qui est légalement obligatoire et ce que la loi ne prévoit pas (mais qui n’est pas forcément impossible à mettre en place).
Le PV d’AG doit forcément faire mention explicite des copropriétaires qui sont élus au conseil syndical.
Par ailleurs la feuille de présence est une annexe au procès verbal d’assemblée générale. Cette feuille de présence contient les coordonnées des copropriétaires. Elle devra bientôt être disponible sur l’extranet de la copro.
Ensuite, il est d’usage d’afficher dans la copropriété le nom et les coordonnées des membres du conseil syndical. Mais ce n’est en aucun cas une obligation légale.
Cordialement.