Frais de mise en demeure

“Le syndic me facture 56 € de frais de mise en demeure, il n’a pas le droit !”

Article mis à jour mars 2017

Parmi les grands classiques de la récrimination envers les syndics figurent les frais de mise en demeure souvent considérés comme abusifs et en tous cas vraiment injustes. Lorsque vous nous écrivez, vous êtes de bonne foi. Vous êtes un copropriétaire qui paie régulièrement ses charges et qui tout à fait exceptionnellement est en retard.  Et vous êtes en colère de recevoir directement une lettre recommandée sans autre forme de procès.

La première information dont il faut tenir compte est que le syndic n’est malheureusement pas équipé d’un logiciel permettant de mettre d’un côté les bons et de l’autre les mauvais copropriétaires (ce logiciel serait de toute manière illégal !) :

Que vous soyez un mauvais payeur récurrent ou un copropriétaire de bonne foi, les règles sont les mêmes. Seul le syndic peut faire la différence entre les deux, mais à titre gracieux. Il n’y est pas obligé.

Les frais de mise en demeure sont légaux.

Le syndic a le droit de facturer des frais de mise en demeure. Outre le fait que la mise en demeure soit un courrier en recommandé avec les frais d’expédition attachés, le syndic a le droit de facturer cette prestation. Les prix sont libres.

Les frais de mise en demeure pour impayés de charges sont négociables avec le syndic au moment de la signature du contrat, mais il y a peu de chances pour que votre syndic accepte de les réduire, il applique en général le même tarif pour toutes ses copropriétés et il faut bien avouer que le contraire serait compliqué. De plus éviter de payer ces frais est très simple ; il suffit de payer ses charges !

Attention, même depuis la loi ALUR, même depuis le nouveau contrat ALUR, les frais de mise en demeure font l’objet d’une facturation particulière auprès du copropriétaire défaillant et les tarifs sont libres.

La lettre simple n’est pas obligatoire

Le syndic n’est pas obligé d’envoyer une lettre simple de relance avant la mise en demeure.
Il est important de noter que le syndic n’a pas le droit de facturer une lettre de relance simple. Par contre, il n’est pas obligé de l’envoyer. En effet, il serait impossible de prouver l’envoi ni la réception d’une telle lettre, le législateur l’a rendue optionnelle.

Du coup, les syndics préfèrent passer directement à la mise en demeure qui si elle leur fait perdre du temps, ne leur fait pas perdre d’argent !

Effectivement, souvent les copropriétaires trouvent qu’il aurait suffit d’un simple courrier de relance pour qu’ils paient les charges qu’ils avaient oublié de payer pour x raison. “Même un sms” entend-t-on dire ! Oui, cela serait possible pour un tout petit syndic gérant paternellement des copropriétés se comptant sur les doigts des deux mains et connaissant tous les copropriétaires par leur prénom ! Mais non, ce n’est pas possible à l’heure actuelle d’attendre autant de prévenance de la part d’un syndic professionnel !

La relance avant mise en demeure n’est pas facturable

Cette lettre simple que le syndic n’est pas obligé d’envoyer, le syndic n’a pas le droit de la facturer.
Même si elle est prévue dans son contrat.
Cette adjonction au contrat-type est illégale. Elle est pourtant assez classique. Elle fait même partie des pratiques commerciales les plus couramment épinglées par la DGCCRF lorsqu’elle inspecte la régularité des contrats des syndics.

Vous êtes obligés de payer vos charges.

Ceci est un élément que les copropriétaires ont tendance à oublier ! Et pourtant !

Pourquoi les charges sont dites EXIGIBLES ?

En assemblée générale, les copropriétaires votent un budget de fonctionnement courant. Si rien de spécial n’est précisé concernant les moyens et un calendrier de financement de ce budget courant, alors a minima la loi de 65 prévoit que le budget sera financé par des appels de fonds trimestriels. Ainsi dès lors que le budget est voté, les appels de fonds sont exigibles.

Concernant les dépenses exceptionnelles, les copropriétaires doivent voter un montant et une date d’exigibilité (éventuellement aussi une périodicité s’ils souhaitent que ce ne soit pas trimestriel). Dès que ces conditions sont réunies ces appels de fonds exceptionnels sont exigibles.

Que signifie le fait que les charges soient exigibles ?

Cela signifie que les copropriétaires doivent les payer dès que le syndic le leur demande via un appel de fonds. Les appels de fonds sont exigibles immédiatement.

Vous étiez en vacances, vous étiez malade, vous n’avez pas reçu l’appel de fonds, vous êtes juste un tout petit peu en retard, c’est votre femme qui aurait du faire le chèque, le chèque est dans mon sac mais j’ai pas eu le temps de le poster …
Le syndic n’est pas là pour faire des exceptions, les charges sont exigibles, il est fondé à envoyer une mise en demeure pour charges non payées à partir du moment où elles ne sont pas réglées à temps.

Si vous savez que vous devez vous absenter durant une période assez longue et que le syndic doit envoyer un appel de fond trimestriel pendant votre absence, rien ne vous empêche de prendre contact avec lui et de voir quelles solutions il propose. Vous pouvez payer de manière anticipée par exemple.

Je n’ai pas reçu les appels de fonds !

“Je n’ai pas reçu les appels de fonds et tout à coup je me retrouve avec une mise en demeure, est-ce normal ?”
Vous êtes très nombreux à nous poser ce genre de question.
La lecture des commentaires en bas de l’article ne pourra que vous le confirmer.

Lorsque les charges sont exigibles, vous n’avez pas le droit de ne pas les payer.
Car ce ne sont pas les appels de fonds qui rendent les charges exigibles, mais bien le vote du budget en AG.

Vos questions sont souvent accompagnées de :
“ce n’est pas normal” ou bien “est-ce que le syndic a le droit” ?
Que ce soit normal ou pas, que ce soit injuste ou pas, nous ne sommes pas là pour juger.
La seule chose que nous puissions faire c’est vous indiquer les cas dans lesquels vous avez une chance de faire valoir votre bon droit devant un juge si le syndic émet des mises en demeures abusives.

Le copropriétaire doit s’assurer que le syndic a bien son adresse.

Or ne pas avoir reçu les appels de fonds n’est pas une raison valable.
Ainsi, quelles que soient les raisons qui puissent expliquer que vous n’ayez pas reçu les appels de fonds ; aucune ne peut justifier (devant un juge) que vous n’ayez pas payé vos charges.
Bien souvent c’est une question d’adresse.
Attention ! Les copropriétaires doivent informer le syndic de leur adresse. Ils doivent s’assurer qu’il a bien la bonne. Si vous ne recevez aucun courrier de votre syndic au delà d’un trimestre, vous devez prendre contact avec lui et vérifier. Vous pouvez également le faire par courrier. Ce doit être un courrier recommandé. Si vous changez d’adresse, vous devez également informer le syndic par lettre recommandée. Article 5 du décret de 67 : “les notifications et mises en demeure prévues à l’article 63 sont valablement faites au dernier domicile notifié au syndic”.

Attention, si les charges n’ont pas été valablement votées en AG, alors elles sont dites non-exigibles. Dans ce cas le syndic n’a pas le droit d’envoyer de mise en demeure en cas de non paiement de ces charges. Il n’a d’ailleurs pas le droit de les exiger !

Dois-je payer les frais de mise en demeure ?

Oui, vous êtes légalement obligés de payer les frais de mise en demeure.
Vous avez reçu une mise en demeure et le syndic vous la facture ? Si vous êtes effectivement en retard dans le paiement de vos charges, vous êtes dans l’obligation de payer cette charge supplémentaire qui vous incombe. Même si vous trouvez ça injuste, même si vous trouvez le prix exagéré. Ces frais de mise en demeure sont exigibles au même titre que les charges. Elles ont été votées en Assemblée Générale. Le montant des frais de mise en demeure est à la charge du copropriétaire débiteur ; article 10.1 de la loi de 65.

Vous ne pouvez en aucun cas décider de votre fait de ne pas payer ces honoraires de recouvrement parce qu’ils vous semblent trop élevés, abusifs ou injustes.

Certains syndics se contentent de frais  à 10€, d’autres n’hésitent pas à facturer ces relances jusqu’à 60 €. Ce n’est ni abusif, ni illégal, même si c’est certainement exagéré ! En 2019, les tarifs des frais de mise en demeure oscillent en général entre 25 et 50 €.

Qui fixe le montant des frais de mise en demeure ?

Le contrat de syndic fixe le montant des honoraires des syndics pour les prestations de recouvrement de charges et relance après mise en demeure. Dans ce cadre, le syndic peut en fixer librement le montant. Le conseil constitutionnel a réaffirmé cette disposition en 2018. Il a refusé l’article 122 de la loi relative à l’égalité et à la citoyenneté qui souhaitait fixer un montant maximum à ces honoraires. Les copropriétaires peuvent négocier au moment de la signature du contrat.

Pour aider les copropriétaires à repérer les éléments négociables, le législateur a prévu la fiche d’information syndic. Lisez notre article à ce propos. Elle doit obligatoirement mentionner le tarif d’une mise en demeure. C’est un montant qui en réalité est très rarement négociable. Mais cela permet de comparer les tarifs des syndics et de se faire une idée de ses méthodes.

Quels sont vos recours ?

Hormis le recours amiable il n’en existe aucun.

Il n’est pas possible de refuser de payer ces frais de mise en demeure et le syndic a le droit de vous réclamer cette somme. Vous n’avez qu’une seule solution ; demander un rendez-vous à votre gestionnaire de copropriété et lui demander cordialement et aimablement de faire un geste commercial en vous retirant ces frais en mettant en avant le fait que vous n’êtes pas un habitués des impayés. (si c’est le cas bien sûr. Si ce n’est pas le cas, inutile de vous déplacer !)

Notre conseil : il ne sert à rien de faire une réclamation sous le coup de la colère en traitant votre syndic de voleur !!

Attention à la mensualisation !

Je paie mes charges tous les mois et pourtant le syndic n’arrête pas de m’envoyer des mises en demeure !

Le prélèvement automatique reste le meilleur rempart contre les impayés et par conséquent les frais de recouvrement de charges. Souvent, le prélèvement automatique s’accompagne d’une mensualisation des charges. Mais attention ! La mensualisation des charges doit absolument être faite en accord avec votre syndic ! Vous n’avez pas le droit de décider unilatéralement de payer mensuellement vos charges.

Exemple : vos charges de 300 euros sont exigibles au 1er janvier. Vous avez décidé de payer mensuellement, vous réglez donc 100 euros chaque mois. Au 15 janvier vous êtes redevable de 200 €. Même si vous avez clairement l’intention de payer. Le syndic à le droit de vous mettre en demeure.
Même si vous êtes de toute bonne foi.
De plus, ce n’est pas parce que votre syndic ne dit rien pendant x années, que ça doit durer. Il peut émettre une mise en demeure un beau matin, si votre compte est débiteur.

Si vous souhaitez mensualiser vos charges de copropriété, mettez vous d’accord avec votre syndic, … ou payez d’avance !

Suites d’une mise en demeure

Si dans les 30 jours qui suivent une mise en demeure, vous n’avez pas payé vos charges alors toutes les charges de même nature qui ont été valablement votées en AG deviennent exigibles pour vous, même si les appels de fonds ne sont pas encore émis.

En clair : les charges sont exigibles tous les trimestres. Elles correspondent au budget prévisionnel qui a été voté en AG. Imaginons, vous devez 100 € par trimestre. Au premier janvier vous ne payez pas ces 100€. Le 1er février vous recevez une mise en demeure et le 1er mars vous n’avez toujours pas payé. Du coup, vous devez derechef vos 400€ de charges. Et le syndic peut les exiger.
Depuis la loi ALUR il peut exiger également l’ensemble des charges qui correspondent aux provisions pour le fonds de travaux.
Et depuis la loi ELAN, il peut exiger toutes les charges qui correspondent aux dépenses pour travaux telles que décrites dans l’article 35 du décret de 67.

Cette intransigeance du législateur s’explique par la volonté d’aider les copropriétés en difficulté. En effet, les mauvais payeurs sont bien souvent au cœur des graves difficultés financières de copropriétés qui ensuite ne seront plus en mesure d’être correctement entretenues. Début d’un cercle vicieux qui tend vers l’habitat insalubre.

Pour autant, les syndics l’appliquent très rarement.

Si vous voulez en savoir plus sur toutes les étapes du recouvrement de charges par le syndic, alors vous pourrez utilement lire cet article.

MISE A JOUR IMPORTANTE

La loi ALUR a prévu la possibilité de l’utilisation du courrier électronique pour l’envoi des mises en demeures. Le décret d’application est paru le 21 octobre 2015. Lisez l’article pour en savoir plus.