Il aura fallu 10 ans au monde de la copropriété pour basculer dans la dématérialisation.
Depuis le 9 avril 2024, la communication par voie électronique prime désormais sur la communication papier.
En 2014 pourtant, cela ne paraissait pas gagné. Mais la crise sanitaire de 2020 a donné un élan inattendu à la dématérialisation.
En 2024 une simple inversion de primauté a tout changé. Trois lignes dans un article de loi. Auparavant le papier primait et on avait le droit de demander la communication par voie électronique.
Désormais c’est l’inverse. Depuis 2024 donc, le syndic a le droit de communiquer avec vous par mail ou par sms sauf indication contraire de votre part.
Mais attention, il y a des règles malgré tout. Lisez cet article pour en savoir plus…
Bienvenue dans la copropriété électronique !
Est-ce la fin du papier comme moyen de communication ?
Il semble bien que la copropriété suive enfin le mouvement déjà très généralisé dans tous les domaines de la vie courante.
Chaque année la poste distribue 5 et 7% de moins de courrier que l’année précédente.
En 2023, selon l’INSEE, les ménages français ont un taux d’accès à internet de 93,3%.
La voie électronique est désormais la voie royale de la communication.
La dématérialisation en copropriété touche deux domaines. Le stockage de documents et la communication. Pour le stockage de documents, merci de vous reporter à notre article sur l’extranet.
Concernant la communication, un syndic peut être amené à communiquer à plusieurs niveaux avec les copropriétaires. Il peut envoyer de simples informations. C’est l’équivalent d’une lettre simple. Il peut également être amené à “notifier” un ou des copropriétaires. C’est l’équivalent des lettres recommandées. Plusieurs textes importants sont parus à ce propos.
- Le décret du 21 octobre 2015 (paru le 23.10.15). Il établit qu’il est légal en copropriété d’envoyer notifications et mises en demeure par voie électronique.
- Le décret du 9 mai 2018 lui établit que les lettres recommandées électroniques ont la même valeur qu’un recommandé papier.
- Et pour finir la loi du 9 avril 2024 sur les copropriétés dégradées qui entérine la primauté de la communication électronique
Mais quelle adresse e-mail ?
Vous aviez donné il y a 10 ans à votre syndic une adresse email dont vous ne vous servez plus ? Vous n’avez même pas idée de l’adresse email que votre syndic peut bien avoir vous concernant ?
Il est grand temps de se poser la question !
Les copropriétaires étaient déjà responsables de s’assurer que le syndic ait la bonne adresse postale pour communiquer par courrier postal. Désormais il faut s’assurer que votre syndic a bien la bonne adresse email, voire le bon numéro de téléphone pour communiquer avec vous.
Attention le nouvel article 42-1 de la loi de 1965 n’oblige pas le syndic a communiquer par voie électronique. “Les communications sont valablement faites par voie électronique” signifie que c’est autorisé, et non pas obligatoire. Votre syndic peut continuer à communiquer “à l’ancienne” !
Mais s’il décide de dématérialiser, il n’a plus besoin de vous demander votre avis.
A l’inverse, si vous souhaitez rester au papier, vous devez l’en avertir.
Qu’est ce que le syndic peut vous envoyer par simple email ?
Toute information concernant la copropriété.
Mais plus spécifiquement, votre syndic a le droit désormais de vous envoyer vos appels de fonds par email.
Il peut également vous envoyer une lettre de relance simple en cas d’impayé de charges.
Par contre tout le courrier qui auparavant devait vous arriver en courrier recommandé reste une “notification”
Qu’est ce qu’une “notification” ?
Dans le code de la copropriété, le terme de notification est souvent utilisé. Cela veut dire que l’envoi doit être fait en recommandé avec accusé de réception.
Un copropriétaire est “notifié”, lorsqu’il doit être possible d’apporter la preuve de la réception de l’information.
Par cet intermédiaire, le syndic se donne les moyens de savoir si le copropriétaire a bien reçu l’information, mais également d’apporter la preuve qu’il a bien envoyé le courrier.
Toutes les informations qui font courir un délai doivent être notifiées. Cela permet d’attester de la date de début du délai.
Les principales notifications en copropriété sont :
- convocation
- procès-verbaux
- assignations
- mises en demeures
Vous trouverez la liste exhaustive des courriers concernés dans le lien suivant.
Vous allez donc pouvoir être convoqué à l‘assemblée générale de copropriété sans recevoir de lettre ou être mis en demeure de payer vos charges en recevant un courriel !
Mais attention, pas un courriel simple, mais un recommandé électronique.
Notifications et mises en demeures.
Le syndic peut désormais par e-mail :
- convoquer l’assemblée générale ordinaire ou une assemblée générale extraordinaire
- transmettre le procès-verbal de l’assemblée générale
- mettre en demeure les copropriétaires débiteurs
Le conseil syndical peut également par courrier électronique,
- mettre en demeure le syndic de convoquer une assemblée générale si le syndic ne le fait pas dans les délais
(en vertu de l’article 8 et 50 du décret de 67) - convoquer lui même une assemblée générale si le syndic ne le fait pas (mêmes articles)
Les copropriétaires peuvent enfin par courriel,
- demander la mise à l’ordre du jour de la prochaine AG d’un point particulier comme par exemple l’examen d’un contrat de syndic concurrent en cas de renouvellement du syndic.
- voter par correspondance depuis la mise en place du formulaire de vote par correspondance en juin 2020.
Est-ce qu’un simple e-mail suffit ?
Non évidemment, un simple email ne suffit pas. Même avec l’accusé de réception proposé par certains logiciels de messagerie.
Il faut que ce soit une lettre recommandée électronique (LRE). Ce service est déjà proposé par plusieurs prestataires privés et par La Poste opérateur historique de distribution de courrier. Ce service est déjà utilisé depuis de nombreuses années dans d’autres secteurs. L’ article du code civil depuis 2005 et un décret d’application paru en 2011 prévoit les applications de l’e-mail à la place du courrier.
De nombreux syndics ont un prestataire attitré dont le contrat a été négocié. Ce qui donne des tarifs d’expédition très variables d’un syndic à l’autre.
Qu’est ce qu’un recommandé électronique ?
Une lettre recommandée (papier ou électronique) permet d’attester que :
- un destinataire identifié a bien reçu un courrier
- de la part d’une expéditeur identifié
- à une date donnée.
En déposant un courrier LRAR papier en bureau de poste, on valide ces trois paramètres.
Comment s’assurer que ces trois paramètres soient également validés dans le cadre du dépôt d’un courrier recommandé par voie électronique ?
Vérification de l’identité de l’expéditeur :
Dans le cas d’un courrier électronique, par définition la présence physique de l’expéditeur n’est pas vérifiable. Par conséquent il faut attester de son identification de manière électronique. Un “certificat de signature électronique qualifié” ou d’un “cachet électronique qualifié” est l’outil qui permet d’attester d’une identité électronique.
Pour cela, il faut passer par un “prestataire de lettre recommandée électronique“.
C’est une pratique qui est désormais courante. C’est par exemple un certificat de signature électronique qui vous permet de certifier votre déclaration annuelle des revenus. Notre métier n’est pas de faire de la publicité pour des prestataires. Mais l’opérateur historique de distribution du courrier en France propose un service de courrier recommandé électronique parfaitement adapté et efficace.
Votre syndic aura forcément une identité numérique certifiée. Si ce n’est déjà le cas. Et a fortiori s’il décide de se faciliter la vie et de traiter tous ses recommandés par voie électronique.
Vérification de l’identité du destinataire :
Lors de la distribution d’un courrier recommandé, le facteur vérifie l’identité du destinataire. Dans le cadre d’un courrier électronique, il faut un moyen équivalent de vérification de l’identité du destinataire.
S’y ajoute selon l’article L 100 du code des postes et communications, le fait que le destinataire “doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques”.
Ce dispositif ne pourra donc être mis en œuvre que sur la base du consentement des copropriétaires.
Le service d’expédition des recommandées électronique doit donc forcément obtenir votre consentement pour recevoir le-dit courrier.
Votre syndic aura plusieurs possibilités :
- Le prestataire peut imprimer le courrier. Le courrier cesse alors d’être dématérialisé. Le recommandé reprend le circuit normal de distribution. C’est alors le facteur qui valide l’identité du destinataire tout à fait classiquement.
- Si le courrier reste dématérialisé tout au long de son acheminement jusqu’au destinataire, alors le destinataire doit être identifié électroniquement. Les certificats d’identification électronique permettent aussi bien de valider l’identité d’un expéditeur que d’un destinataire.
- Enfin, il peut vous avertir par email simple qu’un document est disponible dans votre compte intranet de votre copropriété. Vous allez vous connecter à votre interface et ouvrir le document. Cela permet d’une part d’attester de votre identité et d’autre part d’indiquer à quelle heure et quel jour vous avez “reçu” le document.
Vérification de la date d’émission :
Toutes les opérations électroniques portent automatiquement une date. Extrêmement précise qui plus est !
C’est donc certainement un des aspects de la certification qui sera le moins difficile à mettre en œuvre.
La date d’émission, plus que la date de réception, est importante en copropriété. Avec ce système il n’y aura plus de délai, qui quelques fois porte à confusion, entre le moment de l’impression de la lettre et le moment où elle est déposée au bureau de poste.
Comment choisir le prestataire et qui paie ?
A priori rien dans les textes officiels n’oblige le syndic à soumettre au vote de l’assemblée générale le choix du prestataire de courrier dématérialisé sécurisé. Néanmoins il est possible que le syndic compare les offres et vous demande de choisir. La majorité de l’article 24 s’applique.
Dans la plupart des cas, le syndic ne demande pas l’avis des copropriétaires, négocie lui même le contrat et reporte le prix de l’affranchissement dans les charges.
Tous les syndics n’ont pas négocié les mêmes tarifs. On peut voir des recommandés à moins de 2€, tout comme des tarifs au delà de 5€. Bien souvent les marchés étant négociés au niveau national pour les gros syndics, votre directeur d’agence n’aura certainement pas la main pour adapter ce tarif.
Néanmoins en cas de tarif prohibitifs, n’hésitez pas à le faire remarquer et regardez si d’autres tarifs ne sont pas également sur-évalués.
Frais d’abonnement au service
C’est aux copropriétaires de payer les frais de communication liés aux notifications et mises en demeures. Il en a toujours été ainsi. Fondamentalement rien ne change.
Ainsi il est logique que les copropriétaires paient les frais d’abonnement au prestataire de courrier électronique recommandé. Le syndic règle la facture pour la copropriété. Il répartit ensuite ces frais en charges communes générales. La baisse des frais d’affranchissement et des forfaits administratifs devrait compenser ces frais supplémentaires.
Frais de mise sous pli
Les frais d’impression et de mise sous pli des courriers relatifs à la copropriété sont un coût forfaitaire. Ils sont inclus dans le forfait administratif ou forfait de gestion. Cette partie devrait diminuer en passant au tout électronique. Si une minorité de copropriétaires décide de rester dans le monde du papier, ces frais continueront d’être répartis en charges communes générales.
Frais d’affranchissement
Les frais d’affranchissement ont toujours été à la charge des copropriétaires et au réel. Le syndic les répartissent en charges communes générales. Ces charges sont appliquées au réel. Si leur coût baisse. Ils vont faire baisser les charges. Les frais de mise en demeure eux sont totalement individualisés. Lorsque la mise en demeure concernera un copropriétaire ayant validé le mode électronique de transmission des notifications, le coût de la mise en demeure baisse. Pour autant, une mise en demeure est conçue comme une première amende au non paiement des charges. Par conséquent le syndic peut ne pas répercuter la baisse du prix de revient sur le montant de la mise en demeure. Détail à vérifier dans votre prochain contrat de syndic.
A noter pour être tout à fait complet à propos des tarifs : si au moment de recevoir une lettre recommandée électronique, vous optez finalement pour recevoir ce courrier sous format papier, les frais d’impression et d’expédition seront inévitablement à votre charge.
Le syndic peut-il communiquer uniquement par courriel avec les copropriétaires ?
Oui, mais les copropriétaires peuvent refuser.
Les courriers simples
La loi ne mentionne à aucun moment les courriers simples. Ni le courrier postal, ni le courrier électronique classique ne permet valablement devant la loi de prouver ni de son envoi ni de sa réception. Les courriers qui sont envoyés de manière “simples” ne sont donc pas opposables.
Les copropriétaires sont responsables de la mise à jour de leurs coordonnées auprès du syndic. Il en va de même pour les coordonnées électroniques ! Si votre copropriété décide de communiquer par email avec le syndic, veillez à ce que votre syndic ait bien une adresse électronique à jour vous concernant.
Les appels de fonds
Les appels de fonds sont à mi-chemin ! Ce sont des courriers simples, mais ils sont prévus par la loi !
En effet l‘article 35-2 du décret de 67 prévoit expressément que les appels de fonds doivent être envoyés en courrier simple. Que ce soient des appels de fonds ordinaires ou des appels de fonds hors budget prévisionnel, vous devez les recevoir dans votre boite aux lettres. Cela peut être votre boite aux lettres électronique si le syndic le décide. Et si vous souhaitez continuer à les recevoir en papier, il faut l’avertir.
Attention, si votre syndic n’envoie pas les appels de fonds selon le moyen que vous lui avez indiqué ; cela ne justifie aucunement que vous ne payiez pas vos charges ! Les charges sont exigibles le premier jour du trimestre, ce n’est pas la réception de l’appel de fonds qui les rend exigibles.
Tous les copropriétaires sont ils concernés ?
Oui et Non.
Recevoir des informations du syndic par e-mail ? Oui cela concerne potentiellement tous les copropriétaires. Mais évidemment la loi ne peut pas obliger les copropriétaires à posséder un ordinateur, un accès à internet et une adresse électronique. Elle ne peut pas non plus obliger les copropriétaires à donner leur adresse email à leur syndic. La LRAR papier n’a donc pas dit son dernier mot !
Par contre attention, c’est à vous d’avertir votre syndic que vous ne souhaitez pas recevoir de courrier électronique.
Le syndic peut-il transmettre mes coordonnées électroniques aux autres copropriétaires ?
Et le corollaire à cette question : comment faire pour que le syndic me transmette les emails des autres copropriétaires ?
A priori seul le syndic possède la liste et les contacts de tous les copropriétaires. A ce propos vous pouvez lire notre article sur ce sujet spécifique.
Le syndic n’a pas à transmettre votre email aux autres copropriétaires sur simple demande. Ni même aux membres du CS. Les coordonnées des copropriétaires figurent sur la feuille de présence. Ainsi, lorsque les copropriétaires ont donné leur accord pour recevoir les notifications par voie électronique, alors la feuille de présence peut également faire mention de l’adresse électronique.
Attention “peut” ne signifie pas “doit”.
Cela va-t-il permettre de faire baisser les charges de copropriété ?
Théoriquement le courriel est moins cher que le courrier ! Néanmoins il est certainement un peu trop tôt pour dire avec certitude que cela va permettre de faire baisser vos charges.
Une chose est certaine, la dématérialisation permet d’économiser des tonnes de papier, des litres d’encre, des heures de mise sous plis et des centaines de pannes de photocopieuses !
Par contre, elle participe à la multiplication des données numériques qu’il faut gérer et stocker et qui n’est pas non plus totalement sans impact. La dématérialisation s’accompagne d’une croissance exponentielle des communications. Au final le bilan écologique n’est pas forcément positif.
Bonjour,
Mon syndic de copropriété ne veut plus envoyer les appels de fonds par courrier postal. Mais par mail.
Est-ce légal ? Puis-je demander à les recevoir par courrier postal ?
Cordialement
Bonjour
Oui c’est parfaitement légal depuis le 9 avril 2024.
oui vous avez le droit de demander spécifiquement de continuer à recevoir les appels de fonds sous format courrier à l’ancienne.
Cordialement
Bonjour,
pour cause d’impayés de charges copro, le syndic m’a envoyé une mise en demeure et une relance sauf que je ne les aient jamais reçues car on n’aurait apparement pas trouvé mon nom sur la boite aux lettres. Ainsi, les courriers lui sont donc revenus lui prouvant bien que je n’ai donc pas pu être notifié. Finalement, il a fait appel à un huissier mais cela me coûte 500€ de frais alors qu’il aurait très bien pu appeler le notaire pour avoir mon numéro et me contacter avant d’en arriver jusque là. Pour moi il a un devoir de diligence et donc il aurait du faire cet effort raisonnable. Tout en vous rappelant qu’ils n’ont pas trouver mon nom sur la boite aux lettres alors qu’il y est, ce n’est pas ma faute donc pas à moi de payer. qu’en pensez-vous ?
Bonjour
La loi n’exige pas du syndic qu’il fasse des recherches.
Si le courrier lui revient, il a le droit de mandater un huissier.
Le mieux est d’être à jour de ses charges.
Cordialement
Bonjour, Le syndic a payé très en retard de nombreuses factures EDF, entraînant des pénalités de retard, que le syndic ne veut pas déduire des comptes. Pouvons-nous l’obliger à rembourser ces pénalités à la copropriété et comment? Avec mes remerciements
Bonjour
Si le retard n’est pas imputable à un problème d’approvisionnement du compte de la copropriété du fait de copropriétaires débiteurs, alors oui, la copropriété peut réclamer au syndic les pénalités de retard en saisissant la justice.
Cordialement
Bonjour,
J’ai envoyé par email une demande de changement d’adresse (de correspondance) à mon syndic.
Ce dernier me répond que cette demande n’est traitée que par lettre recommandée.
L’article 65 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967, ne semble pas préciser de formalisme spécifique en terme de support de communication pour informer le syndic dans le cas d’un changement d’adresse.
Le syndic est il en droit d’exiger une lettre recommandée?
Merci de votre réponse.
Bonjour
Merci pour votre question. L’adresse des copropriétaires est régulièrement au cœur de tensions avec les syndics.
Effectivement la loi prévoit qu’il faille informer le syndic en recommandé de tout changement d’adresse. Bien souvent les copropriétaires trouvent ça exagéré.
De plus, tous les syndics ne l’exigent pas, ce qui en réalité ajoute encore à la confusion.
Dans l’article 65 du décret de 67, mais aussi dans beaucoup d’autres articles de ce texte ou de la loi de 1965, le législateur utilise le verbe “notifier”. “Chaque copropriétaire notifie au syndic son domicile réel” art65. Or la notification est une formalité par laquelle ont tient officiellement une personne informée. Pour que ce soit le cas il faut pouvoir en apporter la preuve, autrement dit il faut que ce soit un envoi en recommandé avec accusé de réception.
Cordialement
le syndic est copropriétaire du 1/3 des voix de la copro. en partie commerciale
appelée ELORN INVES.
A-t-il le droit de tenir les assemblées générales ou doit-il donner son pouvoir
à quelqu’un d’autre (un copropriétaire, par ex. avec consignes de vote)?
Merci
CDT
Bonjour
La société du syndic comme tout copropriétaire peut participer à l’AG et voter (et éventuellement donner son pouvoir). Par contre, en étant liée au syndic le fondé de pouvoir de cette société ne peut en aucun cas être au CS ni obtenir un mandat de la part d’un ou d’autres copropriétaires.
Cordialement
Bonjour, durant la crise covid le syndic de métropole a continué à m’envoyer les appels de fond par voie postale alors que j’habite à Wallis et qu’il savait que les transport de courrier ne passaient pas faute de vols. Il n’a pas utiliser mon adresse de messagerie. Du coup je me retrouve 9 mois plus tard avec des frais à régler de mises en demeure et des frais de provision d’honoraires d’avocat que le syndic refuse d’annuler. N’y a t-il pas une responsabilité du syndic dans ces circonstances exceptionnelles qu’on a trop tendance à oublier maintenant que les choses sont redevenues normales ?
Bonjour
La loi dit que c’est au copropriétaire de “notifier” (notification signifie en recommandé avec accusé de réception) le syndic de tout changement dans l’adresse à laquelle il doit envoyer les appels de fonds.
Cordialement
Le CA de notre copropriété communique exclusivement par courriel (excepté l’AG)
Est-ce possible pour un copropriétaire de demander de se soustraire des communications par courriel de la copropriété?
Est-ce qu’il y a des types de communications obligatoires .
Merci
Bonjour
Seules les notifications font l’objet de règles spécifiques. Une notification c’est un envoi en courrier recommandé. Sont par exemple notifiées les convocations aux AG et les procès verbaux pour les absents ou ceux qui ont voté contre.
Le conseil syndical peut décider de fonctionner uniquement par mail. Rien dans la loi ne vient l’interdire, ni l’obliger à fonctionner différemment.
Cordialement
Bonjour madame monsieur
Le syndic m’a annoncé qu’il son pas obligé de envoyer des appels de fond trimestriel?est-ce que se vrait svp merci
Bonjour
Non c’est faux. Les appels de fonds sont obligatoires : article 35-2 du décret de 67
Leur périodicité est a priori trimestrielle mais peut être changée par décision d’AG : article 14-1 de la loi de 65.
Cordialement
Bonjour madame monsieur
Est-ce que le syndic peut meux demande ma pièce d’identité pour metre un échéancier pour des retards des charges merci
Bonjour
Un syndic a besoin de s’assurer qu’il s’agit bien du propriétaire. Il peut vous demander votre pièce d’identité, mais également votre titre de propriété.
Cordialement
Bonjour, Résidant à l’étranger et non résident fiscal en France j’ai demandé au syndic de mettre en place l’envoi des convocations aux AG par voie électronique. Depuis huit mois je ne reçois que des réponses évasives de sa part. Peux-t’il s’y opposer? Si je ne reçois pas de convocation puis-je faire annuler une AG? Dans mon pays le courrier postal est totalement défaillant d’où ma demande au syndic.
Cordialement
Bonjour
L’assemblée est effectivement contestable (dans le cadre de l’article 42).
C’est un argument que vous pouvez mettre en avant pour le convaincre de passer à un envoi en recommandé électronique vous concernant.
Si le syndic rechigne c’est que le recommandé électronique n’est pas aussi simple qu’un email.
Vous pouvez utilement lire l’article sous lequel votre question a été déplacée.
Cordialement
Bonjour, dans ma copro il y a une compropriétaire qui n’a jamais réglé depuis plus d’un an qu’elle a acheté sa maison. A ce jour le syndic nous envoi un appel de fond exceptionnel (à nous autres copro) afin de régler les factures car sinon le compte serait déficitaire du fait de cette copropriétaire qui n’a pas payé. Le syndic me dit que dans une corpo nous n’avons pas le droit d’avoir un compte à découvert et que c’est donc a nous d’avancer les frais, la coproprietaire en question ayant été mise à l’huissier, et que nous serions remboursés dès lors que ces honoraires seront réglées. Est ce vrai qu’une copropriété n’a pas le droit d’avoir un compte déficitaire?
merci Pauline
Bonjour
Oui effectivement. Le syndic doit procéder au recouvrement des charges et aller jusqu’à la vente judiciaire du bien si besoin, mais en attendant les copropriétaires sont solidaires éviter que la copropriété elle même ne soit en administration judiciaire.
Cordialement
Bonjour,
Peut-on demander l’annulation d’une assemblée générale de copropriété,si nous avons reçu la convocation par courrié electronique recommandé,bien que n’ayons pas donné au syndic l’autorisation de procéder ainsi ?
Bonjour
Vous pouvez contester la validité de la convocation devant un tribunal. Ensuite seul le juge est à même de décider des conséquences.
Cordialement
Bonjour,
Est ce que c’est légal d’imposer cette année une AG UNIQUEMENT par correspondance? Sans débat possible. Légalement impossible de décider aucun débat?nous devons débattre sur les résolutions.
Nous sommes dans un litige et pas dès moindre de cette prise de décision par une et une UNIQUEMENT personne le président du syndic bénévole de ma copropriété.
Celui ci après envoi des convocations en dématérialisé, a prit la décision d’annuler la visioconférence fixée annulation visioconférence par un simple message sur la plateforme (les gens sont mécontents de la date et l’heure aucune concertation décision unilatérale) un jour de semaine et une heure qui sort du raisonnable qui obligerai à finir à plus de 00h.
En ce temps de crise sanitaire qu’est ce qui est prévu par la loi concernant les AG à tenir après clôture des comptes?
Merci de votre réponse.
Cordialement.
Bonjour
Oui, il est légalement possible de tenir une AG uniquement par correspondance. C’est une mesure dérogatoire due à la crise COVID. Vous pouvez lire notre article à ce propos.
Cordialement
Bonjour,
Qui peut demander le détail de comptes grand livre,balance…?
Un copropriété?
Ou faut t il la demande de plusieurs copropriétaires?
Pour information, nous sommes passés en syndic coopératif depuis peu.
Merci de votre retour.
Cordialement.
Bonjour Anonyme !
La réponse à vos questions est dans l’article suivant : communication des documents relatifs à la copropriété
Cordialement
Bonjour,
cela fait presque 5 ans que j ai demandé a mon syndic de communiquer avec moi uniquement par email, que ce soit pour les convocations d AG, ou le payement des charges, etc et ils ne le font pas.
Pire, ils m assassine avec de nombreux frais car je ne peux retirer les RAR qu ils m envoient.
Peuvent ils vraiment me facturer ces frais ? et n ont ils pas l obligation de communiquer avec moi par email si j en fait la demande ?
Bonjour,
Non ils n’ont pas l’obligation.
Loi autorise les syndics à proposer aux copropriétaires de communiquer par email. Elle oblige le syndic à ne communiquer par mail que s’il a l’autorisation du copropriétaire. Mais cette autorisation ne vaut pas obligation.
Cordialement
Bonjour,
Peut-on faire voter des travaux par mail? Notre syndic nous a envoyé une demande de travaux d’une copropriétaire a voté par mail.
Merci
Bonjour,
Le vote par correspondance n’est pas encore valable en copropriété. Il est en cours de validation, mais ne sera possible qu’en juin 2020 au plus tôt.
Cependant il est possible que le syndic par cet intermédiaire demande leur avis aux copropriétaires pour que la copropriétaire en question se fasse une idée avant de mettre la question à l’ordre du jour.
Cordialement
J’ai besoin de savoir si un mail constitue une preuve comme une lettre recommandée AR. En effet j’ai constaté qu’il y a un trou juste devant la porte d’entrée de mon immeuble. Ce trou est dangereux pour la sécurité des habitants, quelqu’un pourrait tomber. Par chance, le gérant du syndic titulaire de la carte professionnelle passait justement dans la copropriété. Je lui ai signalé le trou, il a pris une photo et devait s’en occuper. Par précaution, j’ai envoyé un mail au secrétariat du syndic. Or à ce jour (une semaine plus tard) les travaux n’ont pas été faits et nous n’avons aucune nouvelle. Je veux donc être sûr que le mail constitue une preuve de ma demande, ou si seule une lettre recommandée AR peut servir de preuve.
Bonjour,
Non un mail n’est pas une preuve comme une LRAR.
Mais vous savez qu’il est au courant puisqu’il a pris une photo.
Une “preuve” est quelque chose qu’on utilise dans le cadre d’une procédure.
Avez-vous l’intention de faire un procès à votre syndic ?
Si vous souhaitez remettre en question sa carte professionnelle, il vous faudra un dossier plus conséquent que le délai écoulé entre un mail et son action !
Peut être vaudrait-il mieux simplement le relancer et voir avec lui et avec le conseil syndical, les éléments qui ont retardé la mise en œuvre des travaux.
Cordialement
Bonsoir,
L’utilisation de la LREAR doit effectivement permettre de faire baisser les coûts pour les copropriétaires. Mais cela ne sera efficace que si le maximum de copropriétaires acceptent de s’y inscrire.
Il y a en effet des réticents (et j’en fais parti jusqu’à ce que tous le fassent) qui ne le font pas car cela permet de continuer de recevoir en courrier recommandé l’ensemble des documents imprimés et reliés, sans actions et sans que cela coute directement puisque les frais restent répartis sur l’ensemble de la copropriété.
Ma question : est-il possible de demander lors d’une AG à ce que l’on impose la LREAR comme fonctionnement de base à tous les copropriétaires et que le coût de l’envoi en courrier recommandé soit imputé uniquement à ceux qui ne veulent/peuvent pas y souscrire ?
Cordialement
Bonjour,
C’est efficace dès le premier copropriétaire, mais sensible sur le montant des charges uniquement si le plus grand nombre s’y met effectivement !
La loi ALUR est claire ; les frais administratifs sont des charges communes générales. Donc les frais d’envois des notifications en recommandé qu’ils soient matériels ou électroniques doivent être répartis entre les copropriétaires aux tantièmes et aucun autre critère.
Il faut donc convaincre le plus grand nombre pour faire baisser (un peu) les charges par cet intermédiaire.
Cordialement
Bonjour,
Décret du 21 octobre 2015.
Nous sommes une petite copropriété de 8 lots organisée en syndic coopératif bénévole.
Nous avons décidé en AG, à l’unanimité, que toute nos correspondances se feraient par courriels ordinaires, y compris les convocations AG et leur PV.
Sommes-nous dans l’illégalité? Que risquons nous?
Cordialement
Bonjour,
Oui, là où la loi prévoit une “notification” cela signifie que ces envois doivent être faits en recommandé.
Vous ne risquez rien tant que tout va bien dans le meilleur des mondes et que tout le monde s’entend bien.
Si un jour un copropriétaire conteste, votre syndicat de copropriété aura systématiquement tord à cause de ce vice de forme.
L’adhésion à CoproConseils pour un syndic bénévole dans une copropriété de 8 lots n’est pas onéreuse, payez-vous le “luxe” d’être accompagné par des professionnels pour éviter de faire trop d’écarts !
Cordialement
Bonsoir Quel est le décret qui oblige le syndic à proposer ces envois électroniques ? A partir de quelle date doit-il l’avoir fait ?
Bonjour,
Décret du 21 octobre 2015.
Mais vous pouvez à tout moment, à titre individuel, demander, en recommandé, à recevoir vos notifications par voie électronique.
Cordialement
Bonjour,
mon syndic ne propose pas l’envoi des convocations et documents d’AG par courriel, or ceci m’intéresse beaucoup
Existe-t-il des modèle de courrier pour faire cette demande ?
Est ce que l’on doit attendre que le syndic le propose ou peut on le demander ?
Bonjour,
Non il n’existe pas de modèles de lettres, par contre il faut forcément que ce soit en recommandé.
Ce sont les articles 64 et 64-1 du décret de 67, modifiés par le décret du 21 octobre 2015, qui vous donnent le droit de demander l’envoi des notifications par voie électronique même lorsque le syndic ne le propose pas.
Cordialement
Bonjour. Peut-on obliger un syndic à envoyer les charges de copro par courrier postal. Merci pour votre réponse.
Bonjour Monsieur Zuberbuhler
Merci pour votre question qui nous a permis de mettre notre article à jour puisque cette question précisément n’était pas traitée.
Vous pouvez donc utilement le relire, surtout la fin.
Oui vous pouvez tout à fait demander à votre syndic de recevoir les appels de fonds par courrier postal. Il semblerait même d’ailleurs qu’il ne soit pas possible que les recevoir par e-mail. En tout état de cause, faites savoir à votre syndic (de préférence par LRAR) que vous souhaitez, conformément à l’article 35-2 du décret de 67, recevoir vos appels de fonds par courrier. Il ne devrait pas s’y opposer.
Cordialement.