La question des archives des copropriétés est enfin définitivement réglée. Qu’elles soit archives courantes ou archives dormantes, elles sont de la responsabilité du syndic. La gestion des archives fait partie de ses tâches de gestion courante. Elles ne doivent pas donner lieu à facturation supplémentaire. Ceci a été spécifié par la loi ALUR en 2014, confirmé par la loi ELAN en 2017 et à nouveau souligné par l’ordonnance ELAN en 2019.
Article mis à jour en 2020.
Les archives sont de la responsabilité du syndic
La nouvelle loi d’amélioration de l’habitat ne retire pour autant pas le droit au syndic d’en externaliser la gestion. Par contre il ne peut le décider de lui même. Si le syndic souhaite confier l’entreposage des archives de la copropriété à une entreprise spécialisée, il lui faudra le faire voter en assemblée générale à la majorité de l’article 25. Si les copropriétaires adoptent cette externalisation, alors la gestion des archives leur sera facturée. Le syndic ne sera alors plus responsable de ces archives. Si des documents venaient à être égarés, il faudrait se retourner directement vers la société d’archivage pour obtenir réparation.
Pendant une vingtaine d’années, cette question des archives de copropriété fut le sujet de nombreuses controverses et décisions de justice. La loi, bien antérieure à ce genre de préoccupation, était trop générale à ce sujet. Les syndics se sont emparés de cette imprécision pour externaliser les archives. Ils entendaient ainsi reporter le coût de leur gestion sur les copropriétaires. Les sociétés de gestion d’archives leur avait soufflé l’habile distinction entre archives dormantes et archives courantes. Il faut dire que le prix du m² dans certaines villes de France justifie qu’on se préoccupe de la façon dont on l’utilise. Y entreposer des tonnes d’archives que personne ne consulte jamais pose question. Néanmoins la loi n’avait jamais prévu cette distinction entre archives dormantes et archives courantes. Les copropriétaires plaidaient donc à l’inverse l’application stricte du décret de 67. Ils refusaient la distinction et par conséquent la moindre facturation supplémentaire.
La loi ALUR a clarifié la question de la gestion des archives. C’est une mission courante du syndic de gérer les archives de la copropriété, mais si les copropriétaires sont d’accord pour en externaliser la gestion, ce sont bien eux qui paient. Cette conception de la gestion des archives est confirmée par la parution du décret du 26 mars 2015. Reste aux syndics à peaufiner leur argumentaire pour faire voter cette résolution en assemblée générale ! Il semblerait que depuis la parution de la loi ALUR, la plupart des syndics aient abandonné l’idée d’externaliser leur gestion.
Que faire si votre syndic externalise la gestion des archives ?
Si votre syndic a confié la gestion des archives de votre copropriété ou leur stockage indépendante. Si l’assemblée générale n’a jamais ratifié cette décision par un vote. Et si les factures sont réglées par le syndic au nom de la copropriété et réparties en charges communes générales. Alors, il est possible d’invoquer la nullité du contrat en vertu de l’article 1984 du code civil.
Cet article prévoit la nullité d’un contrat en raison de l’absence de pouvoir du mandataire. Seule la partie représentée a la faculté de donner ce pouvoir à son mandataire.
La nouvelle réforme du droit des obligations et des contrats du 10 février 2016 définit un régime général de la représentation, qu’elle soit conventionnelle, légale ou judiciaire et prévoit des sanctions lorsque des contrats sont conclus sans pouvoir ou au-delà des pouvoirs consentis. La cour de cassation a repris ce principe pour les syndicats de copropriétaires qui sont la partie représentée par leur syndic.
Par conséquent dans ce genre de cas, le syndic doit payer sur ses deniers l’entreprise qu’elle a abusivement mandaté au nom des copropriétaires. Ensuite il peut soit continuer de la rémunérer sur ses deniers, soit résilier le contrat puisqu’il est nul.
Les syndics ont profité de l’imprécision de la loi.
Cette question des archives est apparue dans les années 90, lorsque les syndics effectivement débordés de cartons encombrant étagères, placards, caves et sous-sols se sont vu demander plus de rentabilité. Il n’a pas fallu longtemps aux professionnels pour se rendre compte qu’un mètre carré parisien loué à prix d’or et utilisé pour entreposer des archives ne rapportant rien était une hérésie ! Ils ont donc cherché à entreposer à moindre coût et les propositions d’externalisation ne manquent pas.
Le problème est que la facture soit présentée aux copropriétaires. La gestion des archives n’est pas une prestation extérieure sans rapport avec les missions du syndic. Les syndics ont, pour argumenter, utilisé l’imprécision de la loi et une nouvelle distinction qui n’existait pas jusqu’à présent : celle des archives courantes et des archives dormantes. Cette distinction bien pratique permettait de considérer que seules les archives courantes entraient dans la mission de gestion courante du syndic, les archives dormantes pouvant par conséquent devenir une prestation hors contrat et faire l’objet d’une facturation supplémentaire.
Cette distinction a été en quelque sorte “officialisée” par la commission relative à la copropriété à la toute fin des années 90 lors de la parution des recommandations relatives à la copropriété qui avalise cette distinction qui jusque là n’existait que dans les faits, pas dans les textes. Elle fonde également les syndics à proposer aux copropriétaires l’externalisation des archives dormantes, mais ne dit rien quant à leur responsabilité ni qui doit supporter les frais de cette gestion.
De nombreuses confrontations souvent portées en justice ne permettaient pas de véritablement faire la part des choses, malgré la publication du décret de 2010. La loi Duflot est véritablement la bienvenue puisqu’elle rend les choses enfin très claires.
Les copropriétaires doivent néanmoins toujours rester vigilants
Bien évidemment nous conseillons aux copropriétaires de ne pas accepter la moindre externalisation de la gestion des archives. Les syndics utilisent souvent l’argument de la sécurisation. Voire de l’accès plus facile aux archives. Effectivement, si vous changez de syndic vos archives peuvent rester chez la même société d’archivage. Cela reste encore à prouver. Il est bien plus important de ne pas les décharger de cette tâche. Le métier du syndic c’est aussi d’être la mémoire de votre copropriété. La loi leur donne ce devoir et cette responsabilité. Il n’y a aucune raison de la leur enlever. Si la copropriété y trouve un intérêt, alors négociez en conséquence le montant des honoraires du syndic à la baisse.
Cette question de l’archivage des documents relatifs à la copropriété pourrait trouver un terme dans la dématérialisation. La loi ALUR a prévu un extranet. Chaque nouvelle loi ou nouveau décret vient en préciser le contenu et en accroitre l’importance. A terme tous les documents qui concernent votre copropriété pourraient être hébergés dans “le cloud”. Il faut que cet hébergement soit fiable. Cela coûterait moins cher à la copropriété. Cela permettrait de limiter les pertes de documents souvent liée à un changement de syndic.
Aucune reconduction annuelle de la résolution en AG proposant le vote de l’externalisation Archives (le contrat de syndic Citya mentionne qu’au motif qu’elle serait “régulièrement adoptée” cette prestation ne serait pas incluse ds le forfait) UNE seule fois votée à une date “ultérieure” à la signature du contrat ProArchives (durée 10 ans!) Une seule signature sur le contrat : celle du Syndic (pas du Syndicat). Le syndic REFUSE la conservation des archives au motif de na pas avoir de place / GROUPE ARCHE et refacture la prestation sans déduction sur son forfait. QUE FAIRE ? Merci
Bonjour
Merci pour votre question, il est vrai que pour les syndics la gestion des archives est lourde et peu rentable.
Il est également vrai qu’un contrat à tacite reconduction n’a pas à être revoté, par contre il doit être renégocié et le conseil syndical doit veiller au grain (utilité du contrat – respect des lois et règlements en vigueur etc …)
Rien n’empêche par ailleurs n’importe quel copropriétaire de remettre la question sur le tapis par l’intermédiaire d’une question mise à l’ordre du jour.
Vous avez raison, trop de syndic sur ce point sont totalement méprisants avec la loi et facturent la conservation des archives ou continuent de distinguer archives courantes d’archives dormantes ce qui a été retoqué par le législateur.
Cordialement
Bonjour,
Notre syndic nous facture une participation pour la location d’une box de stockage des archives. Leur ayant indiqué qu’ils ne pouvaient pas nous facturer cela ils veulent nous faire un devis auprès d’une société externe pour la gestion et le stockage (montant estimé de 130 € environ). Si nous décidons de confier les archives à cette entreprise externe, cela n’est-il pas prévu par le point 7.1.5 du contrat de syndic que ce montant soit déduit de la rémunération forfaitaire du syndic ?
Merci
Bonjour
Merci pour votre question. Bien souvent les copropriétaires ne font pas attention à ce point et paie induement des frais de gestion des archives alors que c’est un tâche dévolue au syndic.
Le syndic ne peut en aucun cas vous imposer de prendre en charge les frais de stockage et de gestion des archives de la copropriété. Tout au plus peut il vous proposer un contrat avec une entreprise privée spécialisée. Vous n’êtes pas obligés d’accepter. Si la copropriété accepte alors, cela doit être à condition de réduire d’autant les honoraires du syndic.
Mais les honoraires des syndics se négocient. Evidemment si à votre prochaine AG, vous n’avez pas mis de contrat en concurrence, alors vous ne serez pas autant en position de force pour négocier.
Cordialement
Bonjour,
Suite à changement de syndic en 2020 le conseil syndical a décidé, hors assemblée générale, de faire entreposer les archives dans un cagibi de la copropriété qui sont sous la responsabilité du syndic.
Est ce que c’est legal?
Si cela est légal,le conseil syndical change aussi dans le temps, comment le syndic doit pouvoir justifier cette décision du conseil syndical et justifier que le cagibi est conforme aux normes de sécurité pour entreposer des archives face à un vol ou degat des eaux?
Bonjour
Le syndic est responsable des archives du syndicat. Même si c’est sur proposition du CS que les archives sont entreposées dans un cagibi de la copropriété, cela n’enlève rien au fait que c’est le syndic qui est responsable si la copropriété subit un préjudice du fait de la dégradation des archives.
Sauf décision contraire de l’AG.
Cordialement
Bonjour, l archivage est il obligatoire?
Dans le cas d un syndic “internet” qui déduit de son tarif l archivage car il ne le fait pas, sommes nous obligé de faire cet archivage par une société extérieure ou peut on ne rien faire ?
Cordialement
Bonjour
La conservation des archives est une mission de gestion courante du syndic et celui-ci se doit de la réaliser. Il a le droit de sous-traiter à ses frais. Il a le droit de proposer la sous-traitance aux copropriétaires lors d’une AG. Si ceux-ci acceptent alors le coût de l’archivage peut être à la charge des copropriétaires. S’ils refusent il ne peut en aucun cas les obliger à payer pour un service qui fait partie de ses missions courantes.
Ah les joies des syndics “internet” soit disant moins chers !!!
Cordialement
Bonjour ,
L’externalisation des archives de ma copropriété a été votée en 2010 selon la majorité de l’article 24 en assemblée générale;
Que devient cette décision, antérieure à la loi ALUR puis la loi ELAN qui clarifient la situation de la gestion des archives comme une mission courante du syndic?
Le syndic impute la facture de cette prestation en charge communes générales. Le vote de 2010 vaut il toujours malgré la clarification de la réglementation ou devrait on revoté l’externalisation suite à la clarification apportée par la loi Alur?
Merci pour votre réponse
Cordialement
Bonjour
Vous avez la possibilité de remettre cette question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée et ainsi revenir éventuellement sur la décision de 2010.
Cordialement
Bonjour,
J’ai décidé de faire du tri dans mes papiers étant copropriétaire d une résidence de 11immeubles.
Combien de temps dois je conserver les assemblées générales et les charges depuis le vote de la loi Alur?
Merci pour votre réponse.
Surtout prenez bien soin de vous
Cordialement
Bonjour
A titre personnel, il n’y a aucune obligation de conservation de ces archives.
Théoriquement le syndic est chargé de conserver les archives de la copropriété, mais il n’est pas inhabituel pour CoproConseils de récupérer les archives chez un copropriétaire parce que certaines archives ont été égarées au fil des changements de syndics !
Nous conseillons d’une manière générale de conserver ces archives au moins 10 ans et le règlement de copropriété ad vitam æternam
Cordialement
MERCI